Wszechobecna biurokracja sprawia, że ilość niezbędnych dokumentów, które trzeba wypełniać w każdej firmie, z roku na rok znacznie wzrasta. Dodatkowo fakt, że większość z nich trzeba składować i przechowywać przez dłuższy okres czasu, jest dodatkowym utrudnieniem, bo zajmują sporo miejsca. Dlatego też warto zadbać o to, aby firmowe dokumenty były posortowane tak, aby w każdym momencie, bez najmniejszego problemu, można było je odnaleźć.
Szafy na biurokrację
W usystematyzowaniu mogą znacznie pomóc nam szafy na dokumenty. Do wyboru mamy różne modele i wzory, w zależności od tego ile mamy dokumentów, miejsca na ich posegregowanie oraz czy są to dokumenty, które wymagają dodatkowego zabezpieczenia.
Najprostsze szafy na dokumenty, przyjmują postać dużych, wysuwanych szuflad. W szufladach znajdują się specjalne przegródki, które umożliwiają nam sortowanie dokumentów w zależności od potrzeb: alfabetycznie, numerycznie lub każdą inną, dowolnie wymyśloną metodą. Takie szafy są niezwykle wygodne i pozwalają zachować porządek w dokumentacji. Dodatkowo są ukryte w szufladzie, więc nie widać bałaganu i można w ten sposób stworzyć, choć pozorne wrażenie porządku.
Innym rodzajem szaf do przechowywania dokumentacji, są szafy zamykane na kłódkę lub na zamek. Ten rodzaj szaf jest o wiele rzadziej wykorzystywany. Takie szafy stosuje się zazwyczaj do dokumentów o większej wartości, takich, gdzie przykładowo są tajne dane osobowe, których nikt nieupoważniony, nie powinien zobaczyć. Szafy te zazwyczaj nie stoją na widoku, lecz są ukryte w pomieszczeniu, a dostęp do klucza, który otwiera takie szafy na dokumenty, mają tylko upoważnione do tego osoby.
Tutaj można znaleźć szafy w dobrej cenie https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/
Organizer na biurko
Nie tylko szafy na dokumenty mogą być pomocne w posegregowaniu dokumentów firmowych. Warto pomyśleć też o organizerze na biurko, w którym z łatwością posortujemy bieżące dokumenty. Dbanie o porządek w dokumentacji, warto zacząć już od bieżących dokumentów, aby potem nie trzeba było ich kolejny raz segregować przed odłożeniem do archiwum. Organizer może pomóc zaoszczędzić naprawdę sporą ilość cennego czasu w ciągu dnia.
Teczki na dokumenty
Kolejną propozycją inną niż szafy na dokumenty i organizer na biurko, są teczki. W teczkach także możemy z łatwością posegregować nasze dokumenty. Trzeba pamiętać o regularnym ich podpisywaniu, tak, aby było wiadomo, co jest w każdej teczce. Potem wystarczy tylko na nią zerknąć i nie trzeba wszystkiego wyciągać, bo przecież wszystko mamy ładnie poukładane w naszych teczkach i wiemy co jest w każdej.
Segregatory
Są bardzo powszechnie stosowane w różnego rodzaju biurach. Ich zaletą w porównaniu do teczek jest fakt, że poszukując potrzebnych dokumentów, nie trzeba przewracać i wyciągać wszystkich papierków, lecz wystarczy przerzucić je w segregatorze, jeśli są zapakowane w foliowe koszulki. Odnalezienie dokumentów w segregatorze jest niezwykle szybkie.
Warto segregować dokumenty, ponieważ tylko w ten sposób możemy zapanować nad tym, co dzieje się w naszej firmie. Regularna ich segregacja, to wbrew pozorom duża oszczędność czasu.
